Virtuaalitiimi menestystekijänä

Virtuaalinen tiimi mahdollistaa työskentelyn ympäri maailmaa ilman fyysistä läsnäoloa, viestintä tapahtuu sähköisten viestimien avulla ja se ei ole aina aikaan tai paikkaan rajoittunutta. Työskentelytapa mahdollistaa eri asiantuntijuuden ja huippuosaajien yhdistämistä ilman, että täytyisi työskennellä konkreettisesti läsnä. Virtuaalitiimissä projektiin osallistuvat henkilöt harvoin tuntevat toisiaan ja heillä saattaa olla samaan aikaan useita eri projekteja. Virtuaalista tiimiä hyödynnetään organisaatioissa, mutta myös kouluissa opiskelijat voivat työskennellä eri projekteissa yhdessä sähköisten materiaalien ja välineiden kanssa. Virtuaalinen tiimi niin kuin kaikki muutkin projektityöskentelyt tarvitsevat vahvan ja osaavan johtamisen, ilman oikeanlaista johtamista projekti ei pysy aikatauluissa eikä sillä ole oikeanlaista työskentelytapaa. Virtuaalisen tiimin haasteena on samat kuin fyysisessä työskentelyssä, nimittäin sisäinen motivaatio ja kuinka yhdistää osaaminen ja työskentelytavat ilman suuria näkemyseroja. Virtuaalitiimissä työskentely on itsenäistä ja ehkä hieman yksinäistä, mutta kuten tiimityöskentelyssä aina se vaatii paljon kommunikointi- ja sosiaalisia taitoja.

Virtuaalitiimin hyödyntämisessä on paljon hyötyjä, mutta myös haasteita, osa haasteista on samat kuin projektityöskentelyssä, joka tapahtuu fyysisesti läsnä. Virtuaalitiimin paras luonteenpiirre on eri osaamisten, asiantuntijuuden ja ajankäytön hallinta. Sen muita tuomia etuja ovat joustavuus, innovatiivisuus, eri mahdollisten kulttuurien tuoma näkemys, ympäristölliset hyödyt, ei tarvetta matkustaa työn perässä ja organisaation näkökulmasta kustannustehokkuus ja nopea reagointikyky toimintaympäristön muutoksissa.

Haasteita taas ovat osaamattomuus johtaa tiimiä tai projektia, jos tiimi ei saa tarpeeksi kannustusta tai vastauksia johtajaltaan, niin projekti ei välttämättä onnistu. Myös sosiaaliset haasteet, kuten kielitaidottumuus ja väärinymmärtäminen sekä luottamuksen puute voivat hidastuttaa projektia. Muita haasteita ovat työskentely eri aikavyöhykkeellä, viestintäteknologian onnistuminen, tiimin identiteetin muodostuminen ja työskentelytavat. Virtuaalitiimissä työskentely vaatii paljon myös virtuaalityöskentelyn luonteenpiirteitä ja tietynlaista paineensietokykyä. Itse koen, että suurin haaste on, empatian puute ja väärinymmärryksen olemassaolo, esimerkiksi kuinka lukea toisen tunnetiloja pelkästä tekstistä? Ihmisen elekieli on kuitenkin iso osa viestintää.

Virtuaalitiimin vetämiseen liitetään termi virtuaalijohtaminen. Tutkiessani virtuaalitiimin käsitettä, useimmissa asiaa käsittelevissä tutkimuksissa nousi tärkeimmäksi virtuaalijohtamisen menestystekijäksi luottamus. Oikeanlainen viestintä on avainasemassa tiimin vetämisessä, kun kyseessä on etäjohtaminen, teknologian täytyy olla kehittynyttä ja mahdollistaa mutkattoman yhteydenpidon. Luottamuksen ja identiteetin rakentaminen on haastavampaa kuin läsnä tapahtuvassa johtamisessa. Virtuaalijohtajan tulee yhdistää tiimin jäsenet ja saada heidät innostumaan, kannustaa ja palkita tehdystä työstä. Kommunikoinnin ja viestinnän sekä tiedon kulun pitää olla avointa ja tehokasta, etätyöskentelyn johtamisessa vaaditaan aktiivista yhteydenpitoa, seurantaa ja osallistumista yhdessä.

Luottamuksen edistämiseen on paljon määriteltyjä toimenpiteitä, kuten yhteiset arvot ja visio päämäärästä, selkeät tavoitteet sekä toiminnallisia toimenpiteitä kuten selkeät tehtäväroolit, säännöllinen yhteydenpito ja palautteenanto, avoin dokumentointi sekä tiedon jakaminen. Muita tärkeitä luottamukseen perustuvia toimenpiteitä ovat kannustaminen ja innostaminen sekä saada jäsenille tunne, että heidän työ on merkityksellistä. Hyvän johtajan tunnuspiirteisiin kuuluu myös kannustaminen jakamaan tietoa siivilielämästään, jotta saataisiin henkilökohtaisempi ja avoimempi ilmapiiri.

Virtuaalitiimin työkalut

Kaikki viestintä tapahtuu ainoastaan sähköisten välinten kautta, vaikkei kasvokkain tapahtuvat tapaamisetkaan ole pois-suljettuja. Sähköisiä työkaluja on lukuisia ja niiden käyttö on riippuvainen tiedon jakamisesta ja luonteesta. Virtuaalitiimillä saattaa olla useita eri työkaluja projektissa samaan aikaan ja niitä voivat olla sähköposti, forumit, blogit, pikaviestimet, wikit sekä tiimin omat sivustot ja portaalit. Etäyhteyttä ja ”elävää kuvaa” voidaan tuottaa videolähetyksillä. Omasta mielestäni parhain ja vällitön kommunikaation työkalu on videopuhelut esimerkiksi Skype, jonka avulla voidaan keskustella ryhmissä. Virallisempi käyttö on video- konfrenssi, joissa voidaan keskustella palaverissa kuvayhteyden avulla. Virtuaalitiimin tykaluja voivat olla myös sosiaalisen median yhteisöpalvelut kuten Facebook tai sisältöyhteisöt Youtube ja Twitter. Verkkoyhteisöpalvelut kuten Google+:n avulla voidaan jakaa tiedostoja ja tietoa keskenään.  

Sosiaalisen median palveluita voidaan myös räätälöidä eri yritysten tarpeisiin, räätälöity palvelu toimii ainoastaan silloin vain yrityksen omassa toiminnassa. Esimerkiksi SocialBlue oli räätälöity yritykselle, jonka IBM oli suunnitellu omalle henkilöstölle viestintään, sen tarkoituksena oli tutustuttaa henkilöstöä toisiinsa ja luomaan sekä ylläpitämään suhteita muun henkilöstön kanssa, sivusto oli samantyyppinen kuin Facebook. Keskustelupalstoilla taas tarkoitetaan esimerkiksi Redditiä, Googlea, Suomi24 ym. Keskustelupalstojen etu on, että keskustelut voidaan ryhmittää, joka auttaa keskustelujen sisältöä pysymään aiheessa. Keskustelupalstat eivät vain yksinään ole kovin tehokkaita sisäisen viestinnän apuvälineitä, koska eivät ole reaaliaikaisia. Wikisivustot taas ovat sisällönjako-palveluita, joissa tiimin jäsenet voivat muokata toimintojaan käyttöönsä sopiviksi ja dokumentoida työtehtäviään.

Otin tarkempaan tarkasteluun Skypen, jolla on tarjota työmaailmaan oma versio nimeltä Skype for business. Skypen avulla voidaan ottaa yhteyttä muihin jäseniin joko ryhmäpuheluna-tai videona. Itse en ole käyttänyt videopuhelua tai skypen muita toimintoja, mutta pikaviestimiä, sähköpostia ja muita sosiaalisen median palveluita kyllä päivittäin. Skype for business on maksullinen, mutta skypea voidaan käyttää myös maksutta, Skype on Microsoftin tuote.

Päätin kokeilla ystäväni luona skypea ja otimme videopuhelun tietokoneella web-kameran välityksellä toiseen ystäväämme, tarkkaan kuvamateriaaliin kannattaa hankkia kunnon kamera, pelkän tietokoneen mukana tuleva web-kamera ei ollut kovin tarkkakuvainen. Kuva tuli yllättävän reaaliaikaisesti, ilman suurempia ”viiveitä”. Erityisesti en löytänyt mitään huonoja puolia, mielestäni hyvin tärkeä nykypäivän virtuaalitoiminnoissa ja voidaan hyödyntää toimintoja globaalisesti, esimerkiksi työhaastattelu voidaan suorittaa toiselta puolelta maailmaa ilman, että joutuu fyysisesti matkustamaan paikan päälle.