AVOIN ORGANISAATIO JA VIESTINTÄ

Yhä enemässä mittakaavassa arvostetaan organisaatioiden läpinäkyvyyttä ja avointa ilmapiiriä. Henkilöstöjohtamisessa korostetaan viestinnän tärkeyttä ja vuorovaikutusta, nämä kaksi mielestäni ovat avainsanoja avoimen organisaation toimivuuteen.  Avoimessa organisaatiossa toimitaan yli ”rajojen” ja tiedonkulku niin sisäisessä kuin ulkoisessa viestinnässä on tehokasta ja ajankohtaista. Henkilöstöjohtamisessa on tärkeätä saada oma henkilöstö sisäistämään organisaation arvot, strategia ja visio, joiden pohjalta edistetään organisaation avoimuutta.

Avoimessa organisaatiossa ei ”pimitetä” tietoa ja se toimii läpinäkyvästi. Omasta mielestäni avoin organisaatio ennen kaikkea tarkoittaa onnistunutta viestintää ja tiedonkulkua. Esimiehen vastuulla on huolehtia tiedon saatavuus ja toimia avoimessa vuorovaikutuksessa alaistensa kanssa sekä toimia linkkinä johdon ja työntekijöiden välillä. Johtaminen ja viestintä ovat nykyään niin sidoksissa toisiinsa, että ilman sitä organisaatio ei voi menestyä, eikä sen työntekijät ole motivoituneita. Avoimessa organisaatiossa työntekijöiden jäsenet saavat tietoa yrityksen taloudellisesta tilanteesta, nyky-tilanteesta ja tulevista visioista, ei pelkästään työhön liittyvää viestintää, vaan työntekijöiden on hyvä tietää, mitä varten ja miten he voivat työtänsä edistää. Hyvässä työyhteisö-viestinnässä annetaan ja kannustetaan rakentavaan ja avoimeen palautteenantoon, esimiehen tulee olla helposti lähestyttävä ja hänen kanssaan voi keskustella milloin vain. Jos esimies pitää huoneen ovensa aina kiinni ja viestii olemuksellaan, että ei ole kiinnostunut tai on liian kiireinen keskustelemaan, niin yritys ei menesty ja työmotivaatio kärsii.

Esimiehenä järjestäisin esimerkiksi kerran viikossa viidentoista minuutin kestävän ”aamustartin” tai sijoittaisin fläppitaulun ”tieto-iskuiksi” henkilökunnan oleskelutiloihin, jossa jokainen voisi jakaa osaamistaan ja tällä tavalla myös ehkäistäisiin hiljaisen tiedon syntymistä. Työilmapiirin pitää sallia ja varata aikaa vuorovaikutukselle ja tiedon jakamiselle eli metsään mennään ja lujaa, jos aina ollaan vaan omissa työhuoneissa eikä keskustella toisten kanssa. Hyvän esimiehen vuorovaikutus-taidot näkyvät mm. kyselemällä, tutkimalla, arvioimalla ja palautteen annolla henkilöstön toimintaan kohtaan. Itse arvostan myös, että esimies antaa palautetta ja kiittää tehdystä työstä myös arjen keskellä. Hyvä esimies osaa antaa, niin myös vastaanottaa itse palautetta niin kritiikkiä kuin kiitostakin.

Omassa työyhteisössä on opittu pois vanhoista kaavoista, jossa pidettiin asioita itsestäänselvyytenä, erityisesti se korostui, kun vanhat työntekijät poistuivat muihin työtehtäviin ja rekrytoitiin uusia tilalle. Perehdyttämisen tueksi on otettu perehdyttämiskansio-ja jakso sekä mentorointi. Palveluammatissa tiedon jakaminen kollegoiden ja esimiehen välillä on äärimmäisen tärkeää ulkoisen viestinnän kannalta, ei anna ammattimaista kuvaa asiakkaalle, jos työntekijät eivät ole viestineet toistensa kanssa ja asiakas joutuu odottamaan. Työyhteisössäni on otettu viestintää edistämään ”juoruvihko”, johon kirjoitetaan kaikki työpäivänä tapahtuneet tärkeät tiedotettavat asiat, tämä on erityisen tärkeä, kun vuorot vaihtuvat lennosta. Lisäksi kuukausipalaverit esimiehen kanssa on selventänyt organisaation nykytilannetta ja tahtotilaa, näissä palavereissa keskustelu tapahtuu avoimessa ilmapiirissä ja vaikuttavat työmotivaatioon parantavasti.  

2 AVOIN ORGANISAATIO KÄYTÄNNÖSSÄ

Palautteenanto on tärkeä osa johtamista ja iso osa henkilöstön työmotivaation ylläpitämistä, jos esimies ei ikinä anna palautetta tehdystä työstä oli se sitten rakentavaa kritiikkiä tai kehuja, niin työntekijä ei voi kehittyä sekä ei koe tekemäänsä työtänsä arvostetuksi. Omassa työssäni yritän antaa palautetta ja työilmapiiri sallii myös helposti rakentavan kritiikin antamisen, erityisesti yritän ottaa tavakseni kiittää arjessakin työkavereiden tekemiä työtekoja, joita pidän välillä liian itsestäänselvyytenä.

Luin myös opiskelijatoverin mietteitä (http://johtamisenajankohtaisteema.vuodatus.net/) luottamuksen tärkeydestä organisaation jäsenten kesken. On totta, että jos esimies ei luota alaisiinsa tarpeeksi delegoidakseen työtehtäviä, niin vaarana on ylikuormittuminen, alaiset eivät kehity tai kokevat työnsä yksitoikkoiseksi. Sama pätee myös alaisten väliseen luottamukseen, täytyy antaa ja osata delegoida työtehtäviä sekä luottaa toisen päätöksen-ja arvostelukykyyn, luodakseen puitteet luottamukselliseen ilmapiiriin. Meillä työtehtävien jakaminen ja delegointi on tasapuolista työvuoron luonteen mukaisesti. Luottamuksen syntyminen ei tapahdu hetkessä, vaan se luodaan ajan kanssa avoimessa toimintaympäristössä. Virheistä ja epävarmuudesta täytyy puhua avoimesti ja virheistä tulee vain oppia.  (Kokkonen 2010).

Omassa työyhteisössä tiedonkulkua ja avoimuutta edistetään erilaisilla viestintäkanavilla, tiedon luonteen mukaisesti. Viestintäkanavia ovat palaverit, sähköposti, intra, henkilökohtainen vuorovaikutus ja tiedotteet. Työympäristön, esimiesten ja johdon täytyy kannustaa ihmisiä luovuuteen ja sallia mahdolliset virheet. Organisaatiossa on hyvä toimia eri hierarkioiden välillä avoimesti ja hyödyntää jokaisen ammattitaitoa esimerkiksi palaverin tai muun yhteisen tapaamisen merkeissä. Kehittäminen ja innovaatio-ratkaisut eivät ole pelkästään esimiehen vastuulla vaan esimiehen tulisi ottaa alaisensa ja tiiminsä keskustelemaan ja luomaan uusia menetelmiä. Erityisesti työyhteisössä tulee olla mahdollisuus jakaa eri näkökulmia ja ajatuksia, joista voidaan jatko-jalostaa uusia innovaatioita ja menetelmiä!

Työpaikalla voi myös olla palavereiden ja aivoriihien lisäksi olla palautelaatikko, fläppitaulu tai huoneentaulu johon voi kommentoida olemassa olevia ideoita tai esittää omia ideoita yhteisön nähtäväksi. Luovuutta ei voi ”pakottaa” vaan sen täytyy tulla spontaanisti ja eri näkökulmien tuloksena, työympäristön pitää olla luovalle ajattelulle mahdollinen ja aivoja stimuloiva, useissa organisaatioissa on käytössä puisto-palavereja, jossa aivot saavat raitista ilmaa ja toimivat paremmin kun eivät ole jatkuvasti työpisteessä. Muuttuvassa digimaailmassa ja kehittyvässä yhteiskunnassa on oleellista olla luova säilyttääkseen kilpailukyvyn, ei riitä, että toistetaan vaan samaa strategiaa.  (Syvänen ym. 21-22).

Lähteet

Kokkonen, Juhani 2010. Luku 4: Yhteistyö avoimessa organisaatiossa. WWW-artikkeli. https://yritys20.wordpress.com/kirjan-sisalto/luku-4-yhteistyo-avoimessa-organisaatiossa/. Ei päivitystä. Luettu 11.2.2016

Syvänen ym. 2012. Dialoginen johtaminen innovatiivisuuden tekijänä. Työterveyslaitos. WWW-artikkeli. mhttp://www.ttl.fi/fi/verkkokirjat/Documents/Dialoginen_johtaminen.pdf. Ei päivitystä. Luettu 12.2.2016